فرق سند عادی و رسمی

فرق سند عادی و رسمی

آشنایی با سند عادی و رسمی

در بسیاری از معاملات کوچک و بزرگ مشاهده شده است که به علت آگاهی نداشتن افراد از فرق سند عادی و رسمی، مشکلاتی پیش آمده است که اشخاص را با خسارت‌های سنگین روبرو می‌کند. اشتباهاتی که می‌توان با مطالعه‌ای مختصر در رابطه با اینگونه اسناد، از پیش‌آمدن آنها جلوگیری کرد! از این رو، قصد داریم در ادامه‌ی این مقاله شما عزیزان را با تعاریف، مفاهیم و قوانین ارزشمندی آشنا کنیم. براساس ماده 1286 قانون مدنی، اسناد به دو گروهِ سند عادی و سند رسمی تقسیم‌بندی می‌شوند. در تعاریف حقوقی و با توجه به ماده 1287 قانون مدنی، سند رسمی به اسنادی گفته می‌شود که در دفاتر اسناد رسمی، اداره‌ی‌ ثبت اسناد و املاک يا در نزد ساير ماموران رسمیِ دارای صلاحيت و بر طبق مقررات موجود در قانون اساسی تنظيم شده باشند. حال آنکه براساس همین ماده‌ی قانونی، هر سندی که ویژگی‌های یادشده را نداشته باشد، سند عادی قلمداد خواهد شد.

اسناد عادی(مانند چک، سفته و …) به صورت دستی و در قالب مبایعه‌نامه(قولنامه) مابین طرفین قرارداد منعقد می‌شوند و در دفاتر رسمی ثبت نمی‌گردند. به علت نوع تنظیم اسناد رسمی، می‌توان از آنها به عنوان ادله(دلیل) اثبات دعوا استفاده کرد و هیچگونه ادعای انکار یا تردیدی در آنها راه ندارد. زیرا که این اسناد با تکیه بر تشریفات و مقررات قانونی که قانونگذاران در نظر گرفته‌اند، تنظیم می‌شوند. اما در رابطه با اسناد عادی اینطور نیست و به همین علت بستری برای انواع جرائم فراهم می‌کنند. همانگونه که اشاره کردیم، میزان اعتبار اسناد رسمی بیشتر از اسناد عادی است. اما اگر مفاد سند عادی با قانون مغایرت نداشته باشد، می‌تواند معتبر و قابل اتکا باشد. به عنوان مثال، مبایعه‌نامه‌هایی که برای اموال منقول و غیر منقول و براساس قوانین حاکم بر جامعه تنظیم می‌شوند، انواعی از اسناد عادی دارای اعتبار هستند.

بررسی فرق سند عادی و رسمی

پس از پرداختن به تعریف حقوقی انواع اسناد، زمان آن فرا رسیده است تا با بیان فرق سند عادی و رسمی، شما عزیزان را با ماهیت، مزایا و معایب این اسناد آشنا کنیم. از جمله تفاوت‌هایی که به عنوان نمونه برای فرق سند عادی و رسمی در نظر می‌گیرند، عبارتند از:

سند رسمی دارای قدرت اجرایی می‌باشد حال آنکه اسناد عادی قدرت اجرایی ندارند.

تاریخ سند رسمی برای تمامی اشخاصی که با این اسناد سروکار دارند، معتبر است! در حالی که در اسناد عادی، تاریخ برای اشخاص ثالث فاقد اعتبار است.

از آنجایی که اسناد رسمی با در نظر گرفتن تمام قوانین و تشریفات مربوطه تنظیم می‌شوند، در صورت مفقود شدن، می‌توان به راحتی نسخه‌ی دیگری از آنها تهیه کرد. اما در رابطه با اسناد عادی به علت رعایت نشدن این شروط، اگر مشکلی برای سند پیش بیاید و یا گم شود، نمی‌توان نسخه‌ی دیگری از آنها تهیه کرد.

با استناد به مواد 22 و 48 قانون ثبت، می‌بایست اسناد اموال غیر منقول مانند خانه و زمین تنها در صورتی قابل قبول باشند که به صورت رسمی تایید شده‌اند. حال آنکه به علت قوانین غلطی که در این میان به تصویب رسیده است، اسناد عادی مربوط به این اموال نیز دارای اعتبار قانونی هستند. حتی در برخی موارد، اسناد عادی می‌توانند اسناد رسمی مربوط به این اموال را از اعتبار ساقط کنند.

در اسناد عادی، افراد می‌توانند اثر انگشت، امضا، دستخط و مهر خود را بدون ارائه‌ی هیچ دلیل خاصی انکار کنند. حال آنکه این انکار در رابطه با اسناد رسمی قابل اجرا نمی‌باشد.

در دعاوی مربوط به اموال متوفی، اگر سند اموال عادی باشد وراث می‌توانند امضا، اثر انگشت، دستخط و مهر متوفی را نپذیرند و نسبت به دریافت حق‌الارث خود اقدام نمایند.

احکام و قوانین سند عادی

در جوانب دیگرِ فرق سند عادی و رسمی، احکام و قوانینی وجود دارند که محدوده‌ی اعتبار قانونی این اسناد را تعیین می‌کنند. به عنوان مثال، در اسناد عادی درج امضا نشان‌دهنده‌ی صحت و اعتبار این اسناد است و اسناد عادیِ بدون امضا هیچگونه اعتبار قانونی ندارند. درست است که این اسناد در بستری از قوانین خاص دارای اعتبار هستند اما با رعایت شرایط قانون آیین دادرسی مدنی می‌توان ادعای جعل، انکار و تردید در آنها را نیز مطرح و پیگیری کرد. این تشریفات در مواد 223 الی 228 قانون آیین دادرسی مدنی تبیین شده‌اند. جالب است بدانید که حتی اسناد عادی سفید امضا نیز می‌توانند دارای اعتبار قانونی باشند! این اسناد پیش از درج مفاد قرارداد امضا می‌شوند و اعتبار آنها در نزد قانون محفوظ است.

با تمام این نکات، تنظیم اسناد عادی می‌تواند مشکلاتی نیز به همراه داشته باشد. به عنوان مثال فروش یک ملک به چند نفر، فروش مال غیر، زمین‌خواری و … توسط این اسناد سبب ایجاد زمینه‌ای برای فعالیت کلاهبرداران شده است. در نتیجه، فساد اقتصادی که ایجاد می‌گردد به سودجویان این اجازه را می‌دهد تا پس از کلاهبرداری از مردم بتوانند به راحتی پا به فرار بگذارند. از سوی دیگر، برای متعهد ساختن طرفین در قراردادهای عادی می‌بایست مراحل طاقت‌فرسایی را در داگاه‌های مربوطه سپری نمود.

احکام و قوانین سند رسمی

در مباحث پیشین در رابطه با قوانین اسناد رسمی به این نکته اشاره کردیم که یکی از شروط اعتبار بخشی به اسناد رسمی، تنظیم آنها به وسیله‌ی اشخاص و ماموران باصلاحیت است. حضور این ماموران و اشخاصِ مورد قبول دولت که در استخدام ارکان‌های دولتی هستند، ضروری است. اما توجه داشته باشید که تنها افرادی می‌توانند این مسئولیت را برعهده بگیرند که دارای صلاحیت‌های ذکر شده در قانون اساسی باشند. به عنوان مثال، اعتبار اسناد رسمی از صلاحیت‌های اعطا شده به ماموران انتظامی، شهرداری و بسیاری از کارکنان دولت خارج است.

دو نوع صلاحیت برای افراد تنظیم‌کننده و امضاکننده‌ی قراردادها در نظر گرفته شده است، صلاحیت نسبی و صلاحیت ذاتی! سردفتر دفاتر اسناد رسمی به دلیل شغل خود، موظف به تنظیم قراردادها می‌باشد، به همین علت این افراد دارای صلاحیت ذاتی هستند. اما در رابطه با صلاحیت نسبی، برخی افراد به دلیل جایگاهی شغلی خود صلاحیت قانونی دارند. اما به محض جابجایی حوزه‌ی فعالیت، صلاحیت خود را در تنظیم اسناد رسمی از دست می‌دهند. در بخش بعدی، تشریفات جاری در قرارداد رسمی می‌تواند میزان اعتبار آن را تعیین کند. زیرا که عدم رعایت برخی تشریفات سبب از بین بردن اعتبار سند رسمی و برخی دیگر سبب حفظ اعتبار سند می‌شوند.